Sama seperti surat kertas klasik, yang ketika menumpuk berakhir dengan mengacaukan terlalu banyak ruang dan membuat perpustakaan dan meja tidak dapat digunakan, email dapat mengacaukan kotak masuk akun email yang akhirnya menimbulkan kebingungan dan "memakan" ruang di disk jika tidak perlu (jika klien email offline). Oleh karena itu perlu untuk mengarsipkannya untuk membuat beberapa pesanan. Bagaimana anda mengatakan? Inilah masalah yang ingin Anda selesaikan hari ini dengan Pandangan, Yang terkenal klien email dikembangkan oleh Microsoft, tetapi Anda tidak tahu bagaimana melanjutkannya? Dan kemudian saya rasa Anda telah datang ke tempat yang tepat, pada waktu yang tepat!
Di paragraf berikutnya, sebenarnya, saya akan menjelaskan kepada Anda secara rinci cara mengarsipkan email di outlook: Saya akan menunjukkan kepada Anda prosedur yang harus diikuti dalam versi klasik perangkat lunak untuk Windows dan macOS, dalam versi online dan dalam varian selulernya untuk Android, iOS, dan Windows 10 Mobile. Demi kelengkapan, saya juga akan menunjukkan cara mengarsipkan email dari akun Outlook yang disinkronkan dengan klien email "alternatif".
Jadi, apakah Anda sudah berada di "pos perintah", siap untuk memulai? Ya? Sempurna! Buat diri Anda nyaman, luangkan waktu yang diperlukan untuk berkonsentrasi membaca paragraf berikutnya dan, yang lebih penting, terapkan "tips" yang akan saya berikan kepada Anda. Saya yakin, jika Anda mengikuti saran saya selangkah demi selangkah, Anda akan dapat menyelesaikan "bisnis" Anda hari ini dengan sedikit usaha. Selamat membaca!
tutorial), ketahuilah bahwa Anda dapat mengandalkan fungsi pengarsipan yang sesuai, yang memungkinkan Anda untuk secara otomatis memindahkan pesan lama ke folder terpisah dari sisa email, sehingga memesan kotak masuk dan "menyederhanakan" database program pada saat yang bersamaan.
Sebelum menunjukkan kepada Anda berbagai langkah yang harus diikuti untuk mengarsipkan email di Outlook, saya ingin memberi tahu Anda bahwa untuk menulis panduan ini saya gunakan Microsoft Outlook 2016 yang, pada saat penulisan, adalah versi terbaru dari program di suite Office raksasa Redmond. Bagaimanapun, instruksi di bawah ini juga dapat dilakukan pada versi program yang lebih lama (dari versi 2007 dan seterusnya, dalam praktiknya semua yang memiliki antarmuka tab Pita). Setelah membuat klarifikasi ini, kami dapat mengambil tindakan.
Windows
Jika Anda menggunakan versi Outlook untuk Windows, klik tombol Mengajukan terletak di kiri atas dan pilih akun email yang ingin Anda atur pengarsipan pesannya secara otomatis dari menu drop-down yang terletak di bawah judul Informasi Akun (tidak perlu jika Anda hanya memiliki satu alamat email yang dikonfigurasi dalam program).
Pada titik ini, tekan tombol Alat (ikon kotak surat dengan kuas) dan klik entri Bersihkan elemen lama ... dari menu yang muncul. Di jendela yang terbuka, beri tanda centang pada item Arsipkan folder dan semua subfolder, pilih dari menu tarik-turun Elemen anteseden arsip tanggal referensi untuk mulai mengarsipkan pesan dan menekan tombol baik untuk menyimpan pengaturan. Jika Anda ingin menyimpan file dengan email yang disimpan di folder selain default, klik tombolnya Jelajahi dan pilih folder tujuan yang Anda inginkan.
Jika mau, Anda juga dapat mengarsipkan email dengan memilih pengaturan yang berbeda berdasarkan folder tempat pesan tersebut berada. Untuk melakukan ini, buka tab Rumah Outlook (terletak di kiri atas), klik kanan pada nama folder di mana Anda ingin menyimpan pesan (mis. Email masuk, Surat terkirim, dll.) dari sidebar kiri dan pilih item Properti… dari menu yang muncul.
Di jendela yang terbuka, pilih tab Pengarsipan otomatis dan pilih pengaturan yang Anda sukai: misalnya, Anda dapat menetapkan batas waktu dan folder tujuan khusus untuk mengarsipkan pesan dengan memberi tanda centang di sebelah item Arsipkan folder menggunakan pengaturan ini aku s Pindahkan item lama ke dan kemudian memilih pengaturan yang diinginkan. Mudah kan?
Dan jika Anda bertanya-tanya, Anda juga dapat mengarsipkan pesan individual: untuk melakukannya, cari email yang ingin Anda arsipkan di kotak masuk, klik kanan pada pratinjau pesan dan pilih item Arsip dari menu yang terbuka. Atau, pilih email yang akan diarsipkan dan tekan tombol Arsip dari kartu Rumah.
Semua pesan yang diarsipkan akan berakhir di folder Arsip: dengan membukanya, Anda dapat mengeklik kanan pada masing-masing pesan yang diarsipkan dan, dari menu yang terbuka, menghapusnya dengan mengeklik item tersebut Menghapus, pindahkan ke folder lain dengan menekan item Pindah dan seterusnya.
macOS
Pada versi untuk macOS Sayangnya, fungsi yang memungkinkan Anda mengarsipkan email terlama yang saya sebutkan di paragraf sebelumnya tidak tersedia. Namun, Anda dapat membuat aturan untuk mengarsipkan email secara otomatis yang memiliki beberapa karakteristik tertentu (misalnya, yang berasal dari alamat email yang sama.
Untuk melakukannya, klik tab Rumah, tekan tombol Aturan terletak di kanan atas, klik pada item Buat aturan... dan, di kotak yang terbuka, tentukan ketentuan aturan menggunakan menu tarik-turun yang terletak di bagian atas formulir. Di bagian Lakukan tindakan berikut, buka menu tarik-turun, pilih item tersebut Pindah ke% FOLDER dan, di menu tarik-turun di sebelah kanan, pilih item Pilih folder ....
Di formulir yang terbuka, ketikkan nama folder untuk memindahkan email yang memenuhi persyaratan yang baru saja Anda tunjukkan (mis. Arsip), pilih dan tekan tombol Memilih. Terakhir, tekan tombolnya baik: semua email yang memenuhi ketentuan yang Anda sertakan dalam aturan akan secara otomatis berakhir di arsip!
Jika mau, Anda juga dapat mengarsipkan satu atau lebih email secara manual sebagai berikut: buka folder akun tempat email yang akan diarsipkan ada (mis. Email masuk), temukan pesan yang ingin Anda arsipkan, klik kanan pada pratinjau dan pilih item Arsip dari menu yang terbuka.
Cara lainnya, pilih pesan yang akan diarsipkan dan tekan tombol Arsip terletak di bagian atas atau, jika Anda bekerja dari MacBook atau iMac yang terhubung dengan trackpad, posisikan kursor pada pesan yang Anda minati, saat dua jari menggesek dari kanan ke kiri pada permukaan trackpad lalu tekan tombol hijau Arsip yang muncul di sebelah kanan pesan.
Semua pesan yang Anda arsipkan akan dipindahkan ke folder Arsip: dengan membukanya, Anda dapat mengeklik kanan pada masing-masing pesan yang diarsipkan dan, dari menu yang terbuka, menghapusnya dengan mengeklik item tersebut Menghapus, pindahkan ke folder lain dengan menekan item Pindah dan seterusnya.
Halaman login Outlook.com, tekan tombol Gabung, Masukkanalamat email berisi email yang ingin Anda arsipkan, klik tombolnya Meneruskan, Masukkan kata sandi akun Anda di bidang teks yang sesuai dan kemudian menekan tombol Gabung.
Setelah masuk, pilih dari kolom kiri folder yang berisi pesan yang akan diarsipkan (mis. Email masuk, Email Sampah, dll.), lalu cari email yang Anda minati, klik kanan pada pratinjaunya dan pilih item Arsip di menu yang terbuka. Cara lainnya, setelah memilih pesan dengan memberi tanda centang di atasnya, tekan tombol Arsip terletak di bilah atas.
Jika ragu, Anda dapat memindahkan pesan yang diarsipkan ke "folder asli" sebagai berikut: menekan kartu: Arsip terletak di kolom sebelah kiri, klik kanan pada pratinjau pesan dan klik item Pindah> [Nama folder untuk memindahkan pesan] (ex. Email masuk). Anda juga dapat memindahkan pesan dengan memilihnya dan menekan judulnya Pindah ke> [Nama folder untuk memindahkan pesan] (ex. Email masuk) yang terletak di bilah menu di bagian atas.
Jika Anda ingin menghapus pesan yang diarsipkan, alih-alih, arahkan kursor mouse ke pratinjaunya dan klik ikon tempat sampah yang muncul atau, jika Anda mau, klik kanan pada pratinjau email dan pilih item Menghapus di menu yang terbuka. Sederhana, bukan?
Android atau iOS? Saya jamin bahwa bahkan dalam kasus ini operasi yang harus Anda lakukan tidak rumit sama sekali: yang harus Anda lakukan hanyalah mengidentifikasi email yang Anda minati dan menekan perintah yang sesuai yang memungkinkan Anda mengarsipkannya.
Setelah memulai aplikasi Outlook di perangkat Anda, masuk ke akun Anda (jika perlu), ketuk tombol Surat (ikon amplop surat terletak di kiri bawah) dan, di layar yang terbuka, tekan tombol (≡) terletak di kiri atas untuk memilih kotak yang berisi pesan yang akan diarsipkan (mis. Email masuk, Surat terkirim, dll.).
Pada titik ini, cari pesan yang ingin Anda arsipkan dan buatlah geser dari kanan ke kiri pada pratinjau dan, seolah-olah dengan "sihir", tombol hijau akan muncul Arsip: terus seret jari Anda ke kiri untuk mengarsipkan pesan yang dipilih dan hanya itu.
Untuk melihat pesan yang telah Anda arsipkan, ketuk lagi tombol tersebut (≡) ditempatkan di kiri atas dan menekan item Arsip. Jika Anda ingin mengembalikan pesan yang diarsipkan ke kotak masuk, Anda hanya perlu melakukannya lagi geser dari kanan ke kiri pada pratinjau pesan itu sendiri; sementara jika Anda ingin menghapus salah satu email yang diarsipkan, Anda harus membukanya terlebih dahulu dengan mengetuk pratinjau lalu menekan ikon tempat sampah di kanan atas. Lebih mudah dari itu?!
Arsipkan email Outlook di klien email lain
Sebagai penutup, saya ingin memberi Anda beberapa "tips" cara mengarsipkan email Outlook di klien email lain. Jika Anda telah mengonfigurasi alamat email Outlook di klien lain, kemungkinan Anda tertarik untuk mengetahui cara melanjutkan dan saya akan segera menghubungi Anda kembali!
- Windows 10 Email - menekan tombol (≡) terletak di kiri atas, pilih folder yang berisi pesan yang akan diarsipkan (mis. Email masuk), klik kanan pada pratinjau email dan pilih item Arsip dari menu yang terbuka.
- Apple Mail - jika Anda menggunakan Surat naik Mac, pilih folder yang berisi pesan yang akan diarsipkan dari bilah sisi kiri (mis. Masuk> Live), klik kanan pada pratinjau pesan dan pilih item Arsip atau, sebagai alternatif, pilih pesan dan tekan tombol Arsip ditempatkan di atas. Naik iPhone aku s iPadsebagai gantinya, cari pesan yang akan diarsipkan, geser dari kanan ke kiri pada pratinjaunya (tanpa mencapai ujung kiri tampilan, jika tidak pesan akan langsung dihapus), tekan tombol (…), ketuk itemnya Pindahkan pesan... dan tekan pada item Arsip.
- Mozilla Thunderbird - pilih dari sidebar kiri folder yang berisi email yang akan diarsipkan, klik kanan pada pesan yang ingin Anda arsipkan dan pilih item Arsip dari menu yang terbuka.
