Bos telah menghabiskan spreadsheet yang berisi jatuh tempo pada kuartal terakhir, meminta menganalisis konten mereka dan membuat laporan ringkasan untuk diserahkan ke pertemuan berikutnya. Anda lebih suka menghindari kerumitan ini, tapi itu bagian dari pekerjaan Anda dan Anda pasti tidak bisa mendapatkan kembali untuk alasan ini, Anda mencari solusi yang dapat membantu Anda dalam usaha ini dan tidak memerlukan pengalaman komputasi sangat besar, yang sayangnya tidak memiliki.
Bagaimana jika saya mengatakan kepada Anda bahwa yang paling populer program manajemen, spreadsheet, seperti Microsoft ExcelLibreOffice dan, memiliki akses ke alat yang sangat kuat dan cocok untuk tujuan ini? Nah, itu saja: Alat ini disebut tabelporosdan memungkinkan Anda untuk membuat "daftar" (dengan operasi otomatis melekat pada nilai-nilai numerik untuk diproses) dari sekumpulan data dalam spreadsheet dalam beberapa klik .
Bagaimana menurut Anda? Sekarang aku tertarik dan ingin memahamicara membuat poros meja untuk menyenangkan bosAnda dan membuat laporan yang dibutuhkan? Maka jangan ragu-ragu lagi dan membaca sangat hati-hati semua petunjuk yang saya akan memberikan di baris berikut: Saya dapat menjamin bahwa pada akhir panduan ini, Anda akan dapat memenuhi tugas Anda dengan sempurna. Pada titik ini, saya hanya bisa berharap Anda membaca dengan baik dan kerja bagus!
Persiapan Depan
- Buat tabel pivot dengan Microsoft Excel
- Mengoperasikan meja Buat tabel pivot dengan LibreOffice Calc Persiapan
Sebelum melanjutkan dan memahamicara membuat poros meja, Anda harus mengatakan beberapa kata pada penggunaan dari tabel jenis ini, tanpa melupakan format lembar kerja dari mana kita harus mulai.
Persis seperti yang saya sebutkan di bar pengantar dari tutorial ini, sebuah PivotTable adalah metode "alternatif" untuk menyusun ulang data yang sudah ada dalam spreadsheet: pada kenyataannya, adalah mungkin untuk mengeksploitasi poros meja untuk mendapatkan ringkasancepat tapi lengkap, informasi di pembuangan, dengan kemungkinan untuk memesan mereka dan menggabungkan mereka untuk perasaan bahwa Anda harus mempertimbangkan, tanpa mengubah struktur spreadsheet starter.
Dengan kata lain, tabel pivot menawarkan kemungkinan untuk menganalisis sekilas data dalam spreadsheet tanpa harus belajar bagaimana menggunakan formula dan macro: hanya untuk memberikan contoh, mengingat set biaya operasional rumah, Anda dapat membuat poros meja untuk menampilkan "on the fly" output untuk setiap bulan dalam setahun dan setiap kausal (tagihan, biaya pengobatan, pendidikan, dan sebagainya), bukan menambahkan secara manual - dan tergantung pada kategori yang dipilih - elemen dari setiap kolom.
Agar program ini (dalam buku ini kita akan menggunakan sebagai contohMicrosoft ExceldanLibreOffice Calc) mampu menghasilkan poros meja yang berisi data yang tepat, perlu bahwa data dalam spreadsheet keberangkatan yang terstruktur dengan baikdan menanggapi serangkaian kondisi khusus, yang akan saya cantumkan di bawah ini.
- Jika PivotTable harus berisi header, lembar kerja juga harus berisi header. Baris
- header, jika ada, harus segera mendahului baris data, tanpa pemisahan apapun.
- Dalam spreadsheet mulai, atau setidaknya di kisaran data untuk yang membangun PivotTable,tidak boleh ada garis kosong.
- Data yang terkandung dalam kolom harushomogen, sehingga mereka dapat digabungkan (dijumlahkan, dikurangkan, dikalikan, diurutkan, dihitung dan sebagainya) ketika tabel pivot dibuat. Ini berarti, misalnya, bahwa dalam kolom "Jumlah" hipotetis seharusnya hanya ada dan hanya nilai numerik, relatif terhadap jumlah dalam mata uang yang dipilih.
Dalam bagian-bagian berikut dari tutorial ini, saya akan merujuk ke spreadsheet yang berisi pernyataan output untuk pengeluaran rumah tangga bulanan: kolomAberisibulanreferensi, kolomBkategoridari keluar dan, akhirnya, kolomCberisi jumlah relatif dalam euro.
Untuk versi program, dalam panduan ini saya akan merujuk ke Microsoft Excel 2016 dan LibreOffice Calc 5, keduanya berjalan di platformWindows. Instruksi yang sama, bagaimanapun, dapat dengan aman digunakan pada versi sebelumnya / kemudian program tersebut di atas atau sistem operasi selain Windows, seperti MacOS.
Buat PivotTable dengan Microsoft Excel
Apakah Anda memilikiMicrosoft Exceluntuk mengelola spreadsheet Anda? Jadi ini adalah bagian yang tepat untuk Anda: di baris berikutnya saya akan memberi Anda semua instruksi yang Anda butuhkan untuk membuat dan mengelola PivotTable menggunakan aplikasi yang dihasilkan oleh Office.
Hanya untuk memulai, klik dua kali file Excel yang berisi data yang akan diproses, pastikan spreadsheet memenuhi persyaratan yang tercantum di atas. Sebaliknya, jika Anda harus mulai dari file baru, mulaiMicrosoft Excel, klik pada ikonKosongkan buku kerja, lalu isi dokumen yang dibuat dengan data yang ingin Anda lampirkan dalam tabel Pivot. Jika Anda ingin lebih menyesuaikan spreadsheet baru Anda, saya sarankan Anda merujuk ke panduan saya tentang cara menggunakan Excel untuk menemukan serangkaian tips yang berguna.
Setelah spreadsheet Anda siap, Anda dapat melanjutkan untuk membuat tabel pivot terkait: pilih, dengan menyeret mouse, rentang of data yang ingin Anda proses (atau klik di dalam sel data) apapun untuk memproses seluruh lembar kerja), menekan entriSisipkanyang terletak di bagian atas dan kemudian tombolPivot Table, berada di sebelah kiri.Pada titik ini, di layar yang terbuka, beri tanda centang di sebelah itemPilih tabel atau interval
(jika perlu), pastikan bahwa kotak casella / Tabel / Interval berisi semua sel dalam tabel (atau rentang data yang dipilih), beri tanda centang di samping itemLembar kerja barudan tekan tombolOK. Permainan ini dibuat: Excel secara otomatis membuka lembar kerja baru (Anda dapat kembali setiap saat untuk spreadsheet sebelumnya menggunakan kartu ditempatkan di bagian bawah) diatur untuk mengolah data melalui tabel pivot.Perlu diingat bahwa header dari tabel (misalnya.Bulan referensi,Kategori
danJumlahoutput) menjadi pada saat ini bidangdari PivotTable, untuk mengatur dan mengatur tergantung pada apa yang Anda ingin mendapatkan .Bekerja di atas mejaSebelum menata bidang di tabel pivot yang baru dibuat, izinkan saya memberi Anda beberapa informasi umum tentang organisasi dari jenis tabel ini. Sebuah poros meja, persis seperti yang ditunjukkan di jendela Excel, terutama terdiri dari tiga bidang minat: area Riga,
daerah kolom dan daerah nilai.Sejalan benar-benar umum, dapat dikatakan bahwa bidang non-numerik (dalam contoh kita, kategori pengeluaran) yang diatur dalamGaris, bidang yang berisitanggal
,jamatauperiode referensidisusun dalam bidangKolom, sedangkan bidangnumerik(biasanya yang harus dikombinasikan dengan operasi matematika) ditambahkan ke areaNilai. Namun harus dikatakan bahwa pengaturan bidang di bidang tabel jenis ini sangat bervariasi tergantung pada jenis "ringkasan" yang harus diperoleh dan skenario di mana analisis dilakukan.Setelah membuat premis ini, sekarang saatnya untuk menambahkan bidang ke PivotTable yang baru dibuat: identifikasi areaBidang PivotTableyang terletak di kanan layar Excel, lalu pilih dengan mouse salah satu bidang yang tersedia (misalnyaBulan referensi
) dan seret ke area tabel yang paling sesuai (misalnyaKolom), lalu ulangi operasi untuk semua bidang yang ingin Anda analisis. Dalam contoh ini, bidangkategori Belanjaakan ditambahkan ke areaRowsdanfield Jumlah keluar campo ke areaNilai, sehingga memperoleh pandangan lengkap dari total pengeluaran untuk setiap bulan.Secara default, Excel PivotTable membuatJumlahdata di bidangNilai, jika ini adalah angka, atau
Hitungjika mereka tekstual atau non-homogen; jika Anda ingin, Anda dapat memodifikasi perilaku ini dengan mengklik kanan pada selJumlah [Nama kolom]dari tabel pivot, lalu memilih itemRingkas nilai untukdari menu yang muncul di layar. Pada titik ini, Anda hanya perlu memilih operasi aritmatika yang ingin Anda lakukan pada data yang terdapat di bidang nilai (minimum, maksimum, rata-rata dan sebagainya).Jika Anda ingin, alih-alih menampilkan nilai dalam mata uang (atau jenis format numerik lainnya), Anda dapat memilih untuk menampilkannya sebagai persentase: dalam contoh yang kami analisis, ini akan sangat berguna untuk mempelajari kategori dengan persentase biaya lebih tinggi. Untuk melanjutkan, klik kanan pada sel nilai ringkasan (misalnyaTambah Jumlah Impor) dan pilih itemTampilkan nilai sebagai>% dari jumlah total.Jelas, Anda dapat menggunakan format nilai yang paling sesuai dengan Anda dan memindahkan bidang dalam berbagai bidang sesuai keinginan Anda, sampai Anda mendapatkan visual yang Anda inginkan: inilah kekuatan tabel pivot! Akhirnya, saya ingin mengingatkan Anda bahwa tabel Pivot diperbarui secara otomatis ketika Anda menambahkan, menghapus atau mengubah nilai milik rentang data yang termasuk dalam pemrosesan: jika operasi pembaruan tidak segera, Anda dapat mengklik tombol
Perbaruimelekat pada panelBidang Tabel Pivotdan terletak di kanan bawah.
Jika Anda telah sampai sejauh ini, itu berarti bahwa Anda memiliki semua informasi yang Anda perlukan untuk membangun PivotTable menggunakan Microsoft Excel. Tapi saya ingin mengingatkan Anda bahwa kemungkinan program ini tidak berakhir di sini: hanya untuk memberi Anda beberapa contoh, Anda dapat menghasilkan grafik dan histogram, tumpang tindih mereka untuk membuat statistik yang lebih tepat, membuat tabel yang lebih atau kurang rumit untuk mengelola penyortiran data dan banyak lagi, banyak lainnya. Singkatnya, potensi perangkat lunak ini tidak terbatas sama sekali!Selain itu, saya ingin menunjukkan bahwa Anda dapat mengedit file yang dibuat dengan Excel bahkan pada platform yang berbeda dari Winows dan MacOS: perangkat lunak ini sebenarnya tersedia, meskipun dengan beberapa keterbatasan, sebagai aplikasi untuk Android, iPhone dan iPad (gratis untuk perangkat hingga 10.1 ") dan sebagai aplikasi Web yang dapat digunakan langsung dari browserBuat PivotTable dengan LibreOffice CalcJangan gunakan Microsoft Excel untuk mengelola spreadsheet Anda, tetapi sebagai gantinya merujuk keLibreOffice Calc
? Jangan khawatir, Anda dapat dengan mudah membuat tabel pivot menggunakan perangkat lunak ini! Juga dalam hal ini, aturan yang berkaitan dengan konstruksi spreadsheet yang terlihat di bagian informasi awal valid: data harus
homogen
,
diurutkandan tidak boleh adagaris kosong.Konon, sudah waktunya untuk mulai bekerja: buka spreadsheet yang berisi data untuk diproses di LibreOffice, atau buat satu dengan secara cermat mematuhi aturan yang disebutkan di atas. Setelah itu, pilih rentang data yang akan dioperasikan dengan mouse (header disertakan) atau klik pada sel mana pun dalam interval untuk menganalisis seluruh tabel, lalu tekan menuSisipkanyang terletak di bagian atas dan pilih itemPivot table ...dari yang terakhir.
Setelah itu, letakkan tanda centang di sebelah itemPemilihan saat inidi panel kecil yang akan terbuka, tekan tombolOKdan, mengikuti aturan yang sama yang saya sarankan di bagian yang terkait dengan Microsoft Excel, mengatur bidang lembar kerja Anda (misalnya
Bulan Referensi,kategori PengeluarandanJumlah keluar) di bidang tabel Pivot terkait (Bidang baris,Kolom kolomdanbidang Data).Sekali lagi, operasi default pada bidang data numerik adalahjumlah: untuk mengubah perilaku ini, klik dua kali pada entri yang sesuai (mis.Jumlah keluar) dan pilih operasi yang diinginkan (
jumlah, hitung, median, rata-ratadan seterusnya) dari kotak pilihanFungsi, kemudian tekanOKuntuk menyelesaikan operasi.Untuk menyelesaikan pembuatan tabel pivot, yang harus Anda lakukan hanyalah mengklik tombolOK: segera setelah itu, program akan menampilkan lembaran baru yang berisi tabel yang dihasilkan dari operasi sebelumnya, yang dapat Anda sesuaikan secara grafis dengan menggunakan kotak samping yang nyaman yang berjalan untuk membuka ke layar.Ingat bahwa, dengan menggunakan prosedur yang baru saja dijelaskan, Anda dapat membuat semua visual dalam tabel pivot yang Anda inginkan: cukup kembali ke spreadsheet, menggunakan tab yang terletak di kiri bawah di layar Calc, dan ulangi operasi dengan mengubah tata letak dari berbagai bidang.