Apakah Anda ingin mengajukan aplikasi Anda untuk menghadiri wawancara kerja baru? Apakah Anda perlu menghubungi beberapa pelanggan untuk menawarkan produk / layanan baru yang Anda tawarkan? Dalam kedua kasus itu sangat mungkin Anda perlu menulis email resmi yang digunakan untuk mencapai tujuan Anda.

Karena Anda tidak terlalu akrab dengan email formal, Anda perlu beberapa "kiat" tentang cara melanjutkan. Saya menebak? Jadi ketahuilah bahwa Anda baru saja datang ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat! Dalam paragraf berikut, pada kenyataannya, saya akan menunjukkan kepada Anda melalui utas dan dengan tandacara menulis email resmimengikuti beberapa tindakan pencegahan sederhana yang harus dilakukan dengan pilihan objek, salam awal dan akhir serta pengaturan badan pesan .

Jadi, Anda ingin mencari tahu apa saja tindakan pencegahan yang saya rujuk? Ya? Besar! Anda tidak harus melakukan apa pun selain membuat diri Anda nyaman, berkonsentrasi membaca paragraf berikutnya, menerapkan "tips" yang akan saya berikan kepada Anda dan kemudian lanjutkan dengan menulis dan mengirim email. Saya harap Anda membaca dengan baik dan di atas segalanya, semoga Anda beruntung untuk semuanya!

Indeks

  • Cara menulis subjek email formal
  • Cara memperkenalkan email formal
  • Cara mengatur isi pesan
  • Cara mengambil email formal

Cara menulis subjek email formal

Salah satu aspek terpenting yang memperhatikan saat menulis email formal adalah subjek of dari pesan. Mengabaikan aspek ini akan menjadi kesalahan yang hampir tidak bisa dimaafkan. Untuk alasan apa? Tidak perlu banyak untuk memahaminya: objek adalah salah satu hal pertama yang akan melihat penerima kepada siapa Anda akan mengirim email dan, akibatnya, jika tidak ditulis dengan baik, tidak hanya tidak dapat menarik perhatian yang diinginkan, tetapi bahkan bisa memikat penerima untuk segera membuang pesan.Jika Anda tidak ingin hal seperti itu terjadi, ketika Anda mempersiapkan diri untuk menulis subjek email formal, perhatikan aspek-aspek berikut.

Bersikap tegas

  • - objek harus jelas dan tidak jelas memahami apa "tema" umum dari pesan itu. Itu tidak boleh menyesatkan atau berasap: itu harus langsung ke intinya.Singkat dan ringkas
  • - jika objek terlalu panjang dan rumit, penerima tidak akan didorong untuk membuka email dan membaca isinya, jadi singkat dan ringkas.Jangan keluar jalur
  • - objek tidak boleh menyimpang dari pesan di email. Jika Anda melamar untuk wawancara kerja, Anda bisa menggunakan objek seperti "Calon untuk posting ...", tanpa menunjukkan posisi pekerjaan Anda saat ini, minat yang Anda berikan kepada perusahaan yang menerbitkan pengumuman pekerjaan dan sebagainya. Anda dapat menyertakan semua informasi ini di badan pesan, serta di daftar riwayat hidup.Cara memperkenalkan email resmi

Setelah memahami tindakan apa yang digunakan dalam kaitannya dengan objek email formal, sekarang saatnya untuk beralih ke komposisi sebenarnya dari pesan: mari kita mulai dengan

pengantar.Salah satu perbedaan pertama yang menarik perhatian ketika membandingkan

email informal e-mail dari email email resmi adalahsalam pengantar. Jika Anda mengirim email ke teman lama Anda, Anda dapat memulai dengan baik dengan mudah "Halo!", tetapi pidato berubah secara meyakinkan jika Anda menulis email resmi, karena itu ditujukan kepada seseorang atau perusahaan yang tidak memiliki hubungan rahasia dengan Anda.Untuk alasan ini, adalah kebiasaan untuk memulai email resmi dengankata sifat kondisi(misalnya.terhormat

,terhormatatauterhormat), mungkin diikuti dengan judulmengidentifikasi penerima pesan, sepertiMr./Mrs.sebagai singkatan dari Sir / Madam,Dr./Dr.sebagai singkatan dari Dokter / Dokter, dll.Anda tidak tahu kata sifat apa yang digunakan? Berikut adalah beberapa klarifikasi dalam hal ini. Sayang atau

Sayang - adalah keadaan kata sifat yang dapat digunakan jika email Anda sedang menulis ditujukan kepada seseorang yang Anda tidak tahu sama sekali atau yang patut penghormatan khusus dan hormat (yang disebut

  • hubungan asimetris). Misalnya, Anda dapat mengadopsi salah satu dari dua kata sifat ini jika Anda harus menulis kepada klien penting, calon majikan, guru atau orang lain yang terhormat. Sayang- ini adalah kata sifat yang dapat Anda gunakan jika email Anda sedang menulis ditujukan kepada orang yang Anda menghibur hubungan simetris, atau ketika Anda menghubungi seseorang yang Anda sudah tahu dan dengan siapa Anda memiliki minimal kepercayaan (misalnya rekan kerja, atasan yang sudah lama Anda kenal, dll.).
  • Jika kondisi rumus + judul sifat tampak sedikit 'terlalu 'plester', Anda dapat memilih untuk penggunaan hormat sedikit' kurang formal (misal.Hello, Hello

,Selamat malam, dll ). Juga, jika alamat email yang Anda meneruskan email tersebut tidak nominal (yaitu tidak mengungkapkan nama lengkap penerima Anda ingin mengirim pesan), akan lebih baik untuk menulis sebelum salam awal penerima tertentu kepada siapa ditujukan e-mail (misalnya "Karena perhatian yang baik dari nama keluarga" atau "Untuk perhatian kantor ...").Setelah menulis email membuka kata-kata, atau ucapan keadaan (atau kurang ucapan formal) diikuti oleh judul dan nama penerima (atau penerima),masukkan koma setelah salam dan pergi lagi untuklanjutkan dengan konsep pesan yang sebenarnya.Bagaimana mengatur badan pesan

Setelah mengatasi "rintangan" dari ucapan awal, Anda harusmengatur badan pesan, di mana Anda akan dapat memeriksa secara rinci topik yang telah Anda tunjukkan dalam objek. Jika penerima pesan belum mengenal Anda, itu adalah ide yang baik untuk membuat presentasi singkat

di mana Anda menjelaskan dengan cara sintetik siapa Anda dan mengapa Anda memutuskan untuk mengirim email.

Setelah Anda (jika ada) mempresentasikan, Anda akhirnya bisamenulis badan pesan. Dengan demikian, pertimbangkan aspek-aspek berikut.Pergi langsung ke titik - menghindari kehilangan dalam basa-basi yang tidak berguna (salam awal dari cukup) dan pergi langsung ke titik mengulangi penerima mengapa Anda telah menghubungi (jika Anda belum melakukannya dalam presentasi akhirnya). Dalam hal ini, Anda dapat memulai badan email dengan frasa seperti "

Saya menulis kepada Anda tentang ...", "Kontak untuk menggambarkannya ...

  • " atau "Saya menulis kepada Anda karena ...".Bersikaplah ringkas- ingat bahwa Anda menulis email, bukan novel. Menjadi ringkas Anda akan menghindari melelahkan teman bicara Anda yang tidak perlu dengan kata-kata yang tidak berguna dan Anda akan menunjukkan memiliki properti sintesis yang baik (pluslebih banyak lagi yang dapat secara positif mengenai calon pemberi kerja atau pelanggan).Buat pesanan
  • - cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan mengatur badan pesan dalam paragraf, sehingga membuat teks lebih mudah dibaca dan kurang "berat".Perhatikan tata bahasa- sebelum mengirim surel, pastikan grammatically benar. Jika pada perangkat yang Anda gunakan untuk menulis pesan, korektor otomatis aktif, pastikan bahwa ini tidak mengubah teks secara tidak benar (kadang-kadang korektor mungkin salah menafsirkan beberapa kalimat dengan memodifikasi secara otomatis "dan
  • "dalam"adalah
  • ","memiliki"dalam"tahun", dll.).Gunakan tanda baca dengan benar- gunakan koma, titik dan titik koma di mana diperlukan untuk memecah kalimat dan titik. Sebaliknya, hindari menggunakan titik-titik dan tanda seru.Menggambar dari kosakata Anda- jika Anda menggunakan istilah yang tidak sepenuhnya Anda pahami atau bahkan tidak Anda ketahui sama sekali, Anda berisiko menggunakan mereka dengan tidak benar dan membuat diri Anda sendiri menjadi bodoh. Jika Anda tidak yakin tentang menggunakan istilah, lakukan pencarian singkat di Internet, mungkin menggunakan kamus daring yang bagus.
  • Laporkan kehadiran lampiran - Anda harus selalu
  • melaporkan kehadiran lampiran dalam
  • email (terutama jika Anda melampirkan file besar) menunjukkan konten mereka dan dimensi mereka (jika mereka terlalu berat) : penerima berhak mengetahui apa yang akan dia lihat ketika membuka dokumen yang Anda kirimkan kepadanya.Setelah membuat badan email mengikuti saran di atas, jangan lupa untukmembaca teks dengan cermatmencari kesalahan. Jika Anda memperhatikan frasa yang tidak pasti, jangan takut untuk memodifikasi isi pesan dan melakukan koreksi yang diperlukan.Bagaimana mengucapkan selamat tinggal dalam email resmiSetelah Anda menyelesaikan penyusunan badan email, Anda harus melanjutkan dengan

salam terakhir. Anda tidak memiliki gagasan tentangbagaimana seharusnya Anda mengambil cuti

dalam email resmi? Itu tergantung pada sapaan pengantar yang telah Anda pilih dan nada yang Anda gunakan dalam isi pesan.

Jika Anda diperkenalkan dengan formula seperti "Dear Mr.." atau "Dear Dr.", itu akan sesuai untuk menyapa dan selamat tinggal dengan hormat akhir

formal, seperti "Hormat", "Terbaik Salam"o"Hormat".Jika salam awal telah menggunakan formula kurang formal, mungkin "Sayang Dr" atau bahkan "Selamat pagi / Selamat malam Ibu" Anda mungkin berkata halo dan selamat tinggal dengan hormat

akhir kurang formal, seperti "Memilikibagus"o"Selamat siang / Selamat malam".Jika Anda ingin, Anda dapat mengambil manfaat dari salam terakhir untuk mendorong penerima pesan untuk menanggapi sesegera mungkin. Namun, dalam melakukannya, dia menggunakan nada yang lembut dan baik hati. Ini tidak akan benar (dan tidak produktif) menggunakan frase seperti "Sayamenjawab hanya bisa" atau "Harap jawab untuk pesan saya sesegera mungkin". Akan lebih baik menggunakan nada sedikit 'lebih 'lunak', mungkin ungkapan-ungkapan seperti '

Menantikan tanggapan Anda, saya memperpanjang salam saya' atau 'Menunggu balasan jenis Anda, saya menyambut jelas'.Setelah memilih bentuk cuti yang Anda tampaknya lebih tepat untuk pesan Anda hanya terdiri, membubuhkan tanda tanganAnda (Anda hanya dapat menyertakannamaatau memasukkan

tanda tanganpenuh Anda, termasuk informasi Anda kontak). Terakhir, baca kembali email itu dan kirimkan ke penerima jika semuanya baik-baik saja.