pekerjaan baru Anda mengharuskan Anda untuk menangani data dalam jumlah besar, sehingga Anda memutuskan untuk mengatur mereka dalam database, baik untuk menjaga mereka agar, baik dengan memanipulasi mereka dengan cepat dan dengan cara yang sederhana untuk menghasilkan grafik atau laporan. Dalam hal ini, teman Anda memberitahu Anda tentangAccess, perangkat lunak yang disertakan dalam suite Microsoft Office dirancang untuk manajemen database dan, anehnya, telah memutuskan untuk mencoba untuk mencari tahu apakah atau tidak bisa lakukan untuk Anda. sisi negatifnya, meskipun, adalah bahwa Anda tidak memiliki sedikit gagasan tentang bagaimana menggunakan Accessdan tema tidak cukup praktis untuk berhasil dalam niat Anda.

Nah, saya senang untuk memberitahu Anda bahwa Anda berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat berturut-turut, pada kenyataannya, saya akan memberikan semua petunjuk yang Anda butuhkan untuk mengambil keuntungan dari Microsoft Access untuk menciptakan dan memelihara manajemen database Anda, sehingga ia akhirnya dapat memberikan masuk akal logis untuk data Anda dan, mengapa tidak, perbarui mereka dalam waktu singkat. Jangan takut, ini bukan operasi kompleks, penting untuk memiliki gagasan yang jelas tentang bagaimana mengatur dan struktur semua: mempelajari apa yang Anda butuhkan untuk memulai tepat di kursus membaca ini.

Jadi, apa yang Anda pikirkan untuk langsung bertindak? Duduk kembali, memotong beberapa menit waktu untuk Anda dan berapa banyak lagi yang harus saya katakan tentang menggunakan software ini sangat baik: Saya yakin bahwa pada akhir panduan ini, Anda akan sempurna mampu membuat dan mengelola database dibuat disesuaikan dengan Anda membutuhkan. Yang mengatakan, saya hanya bisa berharap Anda membaca dan bekerja dengan baik!

  • Indeks Bagaimana menginstal Access
  • Cara membuat database di Access
    • Add
    • data Buat hubungan tabel
    • Lakukan query
    • Menghasilkan laporan

Bagaimana menginstal Access

Saya telah menyebutkan beberapa baris yang lalu bahwa Access merupakan bagian dari Microsoft produktivitas Office suite: yang terakhir, bagaimanapun, tidak tersedia secara gratis: Anda dapat menggunakan hanya melalui pembelian izin usaha atau berlangganan Office 365 Platform; sehingga akses tersedia dalam paket, Anda harus membeli lisensi atau lebihDepanOffice 365, dengan harga mulai dari EUR 10/bulan. Sebelum membeli, Anda masih bisa mendapatkan versi percobaan gratis Office untuk melihat apakah Access adalah solusi untuk Anda.

Tidak yakin cara mengunduh Office secara gratis? Jangan khawatir, prosedur ini cukup sederhana: terhubung ke Microsoft Office 365, klik pada tombolpercobaan gratis selama 1 bulan halamanInternet, ketik email dan password yang dikaitkan dengan akun Microsoft Anda (jika Anda memiliki satu, silakan membuat mengikuti tutorial khusus saya), lalu tekan tombolAkses.

Pada titik ini, isi formulir yang ditunjukkan pada halaman berikut dengan informasi yang diperlukan. Hanya untuk menjadi jelas, apakah Anda mengantisipasi bahwa Anda akan diminta untuk menentukan metodePembayaran: jangan khawatir, Anda tidak akan dikenakan biaya apa-apa sampai akhir masa percobaan Office 365 (Anda dapat menonaktifkan perpanjangan otomatis sebelum berakhirnya melalui halaman Web ini ). Setelah mengisi formulir, yang harus Anda lakukan adalah mengikuti petunjuk di layar untuk mengunduh dan menginstal salinan uji Microsoft Office Anda.

Apakah Anda perlu klarifikasi lebih lanjut tentang langkah-langkah di atas? Saya mendorong Anda untuk melihat panduan saya tentang cara mengunduh Office, di mana saya menjelaskan semuanya kepada Anda secara detail.

Setelah setup, Anda dapat mulai Access dengan menggunakan ikon yang berada diStart / Start Menu LayardariWindows (dapat diakses dengan mengklik ikon dalam bentuk bendera ditempatkan di kiri bawah layar) atau folderAplikasidarimacOS.

Cara membuat database di Access

Seperti yang telah saya sebutkan di awal posting, membuat database di Access tidak rumit, tetapi Anda perlu tahu persis kriteria yang digunakan untuk mengatur data yang Anda miliki. Sebelum melanjutkan dan beralih ke tindakan yang sebenarnya, saya ingin mengklarifikasi konsep dasar untuk apa yang menyangkut elemen-elemen yang membentuk basis data.

  • Tabel- ini adalah satu setgaris horizontaldankolom vertikal. Di kolom (ataubidang), propertidari elemen ditunjukkan, sementara setiap baris mengidentifikasi datum yang tepat. sifatingin mengambil contoh tabel mahasiswa, kolom akan didefinisikansetiap siswa, satu untuk setiap kolom: kita akan memiliki bidangNama, bidangNama asli, yangLapangan Lahir Tahun, yang bidangKode Pajak, bidangKursus Tahun, dan seterusnya. Setiap baris, di sisi lain, mendefinisikan seorang siswa. Perlu bahwa, di setiap tabel Access, elemen-elemen homogen (misalnya memiliki properti yang sama) ditentukan.Entitas
  • - adalah namateknisyang mendefinisikan elemen yang merupakan bagian dari tabel.Sel
  • - ini adalah unit (dengan nilai yang ditetapkan) di mana baris dan kolom berpotongan.Rekam
  • - adalah himpunan properti dari entitas tertentu yang termasuk dalam tabel: dengan kata lain, sebuah record hanyalah baris dari tabel yang mendefinisikan elemen yang tepat.Kunci utama
  • - ini adalah bidang tabel yang secara unik mengidentifikasi setiap elemen. Dengan kata lain, kunci utama adalah "properti unik" dari suatu objek: jika kita ingin mengambil contoh siswa, kita bisa menggunakan kolom "kode fiskal" sebagai kunci utama. Karena mudah dimengerti, dua kunci primer yang identik tidak bisa ada di dalam tabel.Laporan- adalah "hubungan" yang menghubungkan dua tabel yang berisi elemen yang berbeda. Sebagai contoh, tabelMahasiswa
  • danpemeriksaan, bisa dihubungkan dari kiri ke kanan oleh laporanklaim(mahasiswa mengambilujian) dan laporandidukung olehdari kanan ke kiri (ujian yang diambil oleh mahasiswa). Hubungan digunakan dalam database yang terdiri dari lebih dari satu meja, ketika elemen masing-masing harus "terhubung" dalam beberapa cara.Sekarang bahwa Anda sudah familiar dengan terminologi dasar yang terkait dengan database, saatnya untuk menempatkan Anda di tempat kerja jika Anda belum melakukannya, mulai programAccess, klik Blank database

desktop yang ditunjuk nama ke database dengan mengetikkannya di kotak teks yang disediakan dan klik tombolBuat.Sama seperti komponen Office lain, Anda dapat mengambil keuntungan dari siap pakai database template: Anda dapat mencari menggunakan area teks yang sesuai ditempatkan di bagian atas (. MisalnyaManajemen Produk), klik pada icon yang terbaik terbaik memenuhi kebutuhan Anda dan kemudian pada tombol

Buat. Untuk kenyamanan, mulai saat ini saya akan merujuk ke database kosong.Secara default, Access menciptakan tabel yang berisi bidangID, sudah ditetapkan menjadi

kunciprimer: Jika diinginkan, Anda dapat mengubah nama lapangan dengan mengklik kanan pada entri yang sesuai dan memilihRenamelapangan dari menu yang diusulkan. Jika, misalnya, Anda ingin membuat tabel yang berisi daftar siswa, Anda dapat mengganti nama bidangIDkeKode Fiskal.Anda dapat menentukan tipe databahwa lapangan harus berisi, serta sifat-sifatnya dengan mengklik di lapangan untuk mengedit dan kemudian pada bidang entri

: Anda dapat menggunakan menu drop-downTipe datadanFormat(jika disediakan) untuk menetapkannya. Dalam contoh ini, kode pajak dapat ditetapkan sebagaiteks singkat: Anda dapat menentukan panjang maksimumnya di kotakUkuran bidang. Dalam contoh ini, kode pajak panjang persisnya16 karakter.Jika perlu, Anda dapat mencentang kotakWajibuntuk mencegah bidang dibiarkan kosong. Untuk menambahkan bidang baru, Anda dapat menggunakan

Teks Pendek, Nomor, Mata Uang, Tanggal dan Waktu, Ya / TidakdanBidang lainnyapada tabBidang, atau klik pada itemKlik untuk menambahkanmenempatkan semua di dalam meja. Untuk menghapus sebuah field, cukup klik kanan dan pilih itemDelete fielddari menu yang diusulkan.Menambahkan dataSekarang setelah Anda akhirnya membuat struktur tabel Anda, saatnya untuk mengisinya dengan data yang Anda butuhkan! Jangan khawatir, operasinya sangat sederhana: klik pada sel yang ingin Anda isi dan ketikkan data yang ingin Anda tetapkan.Anda dapat berpindah dari satu bidang ke bidang lain dalam rekaman dengan menekan tombolTab(biasanya terletak di atas tombol Shift keyboard) dan memulai rekaman baru dengan menekan tombol

Enter

. Jika Anda telah menetapkan atribut

Mandatoryke suatu bidang (menggunakan kotak yang relevan, seperti yang saya jelaskan di atas), Anda harus menetapkan nilai sebelum melanjutkan dengan rekaman berikutnya.Untuk menghapus rekaman, klik kananpada persegi panjang abu-abu yang berada di sebelah kiri bidang pertama yang mengidentifikasi, pilih itemHapus catatandari menu yang terbuka lalu tekan tombolYa

.Setelah meja selesai, Anda dapat menyimpannya dengan menekan tombolSimpan, tombol disketyang terletak di sudut kiri atas layar Access, memberi nama pada tabel Anda.Anda dapat membuat tabel baru dalam database Anda dengan mengklik pada bagianBuat

, yang terletak di bar di bagian atas, dan kemudian pada tombol pul Table pulsante.Menciptakan hubungan antar tabelMetode paling sederhana untuk menciptakan hubungan antara dua tabel adalah dengan "menghubungkan" kunci primer masing-masing: jika Anda ingin kembali ke contoh sebelumnya, Anda dapat membuat hubungan antara entitasSiswa

danUjian, dari tipeSiswa"mendukung"

Ujian,

membuat koneksi antara kunci yang secara unik mengidentifikasi catatan dari setiap tabel, yaituKode pajakdanUjian kode. Dalam istilah yang sangat sederhana, operasi ini memberitahu database bahwa siswa dan ujian yang termasuk dalam tabel saling terhubung satu sama lain dalam beberapa cara.Rupanya, ini mungkin tampak tidak berguna, tetapi saya jamin bahwa itu tidak, karena, selain menetapkan urutan tertentu dan konsistensi pada data, pengaturan hubungan antar tabel dapat berfungsi untuk menghasilkanlaporanpraktis: misalnya, dalam tabel Siswa, bidang hipotetisJumlah Ujian yang Didukungdapat berisi penghitungan otomatis hubungan antara catatan siswa dan elemen terkait dari tabel ujian. Dengan cara ini, ketika seorang siswa akan mengikuti ujian, itu akan cukup untuk memperbarui laporan dan jumlah total akan dihasilkan secara otomatis berdasarkan permintaan.Termasuk kegunaan hubungan, sekarang saatnya untuk beralih ke intinya. Untuk membuat satu, klik pada itemAlat Basis Datayang terletak di bagian atas, kemudian pada tombolHubungan: dari panel kecil yang diusulkan, pilih tabel pertama yang ingin Anda libatkan dalam laporan, tekan tombol

Tambahkandan ulangi operasi dengan yang berikutnya. Setelah semua tabel yang diperlukan telah ditambahkan, tekan tombolTutup.Pada titik ini, klik panel Hubungan

baru yang muncul di layar Access, pilih dengan mouse kunci utamayang mengidentifikasi record dari tabel pertama (ditandai dengan ikon dalam bentuk bola lampu), tarik padakunci primerdari tabel kedua dan kemudian menekan tombolBuat: tampilan panah yang menghubungkan meja dengan yang lain menegaskan bahwa hubungan telah dibuat.Setelah Anda membuat hubungan yang diperlukan, tekan tombol

Tutupdi bagian atas dan kemudian tombolYauntuk kembali ke tampilan tabel.Lakukan permintaanSalah satu alat yang paling berharga dari Access, dan secara umum dari database relasional, Anda dapat melakukanditargetkan query, didefinisikan dalam jargonpermintaan

: instrumen ini, khususnya, mereka sangat penting untuk membuat setiap jenis pencarian di database (misalnya. "menunjukkan nama-nama ujian dari 9 CFU"), untuk memodifikasi dalam penguncian record utuh, atau bahkan untuk membuat tabel baru atau laporan dari tabel yang ada (misalnya." semua pengguna yang mengikuti ujian pemrograman 1 "

.

Terutama, ada dua jenis pertanyaan: orang-orang pilihan, yang memungkinkan Anda untuk menampilkan hasil pencarian berdasarkan parameter tertentu, dan orang-orangkontrol, yang memungkinkan Anda untuk melakukan editan batch pada beberapa catatan pada suatu waktu dalam berdasarkan kriteria pencarian tertentu.Untuk membuat query, klik pada bagianBuatditempatkan di bagian atas, kemudian pada tombolStrukturquery: pilih tabel yang ingin ditampilkan hasil dari menu yang diusulkan, menekan

tombol Adddan akhirnya padaTutup. Kemudian klik pada panelQuery1 pannello yang muncul di layar.

Awalnya, layar mungkin tampak sedikit 'rumit, tetapi sebenarnya adalah salah satu fitur yang paling kuat dari Access: klik padaLapangansel ke kiri, pilih kolom tabel menggunakan drop down menu yang ditawarkan dan klik untuk menambahkannya ke kueri, lalu ulangi operasi dengan bidang-bidang berikut.Pada titik ini, Anda dapat mempersempit pencarian Anda dengan menyesuaikan berbagai entri dalam tabel kecil yang ditunjukkan di bawah ini, dan mengubahnya dengan cara ini.Sorting- Anda dapat mengurutkan hasil pencarian Anda berdasarkan bidang tertentu dengan mengatur item Menaik atau Turun sesuai dengan bidang itu sendiri.Tampilkan- dengan menempatkan tanda centang di kotak, bidang ditampilkan dalam hasil.Kriteria - di sini Anda dapat mengatur kriteria yang digunakan untuk memperbaiki hasil sesuai dengan bidang yang dipilih (misalnya, melihat siswa yang tahun ini lebih besar dari atau sama dengan).Atau

- bagian yang berguna untuk menentukan operasi penggabungan logis.Setelah benar didefinisikan query, menekan tombol

Run akan dihasilkan pada terbang tabel yang berisi hasil query dieksekusi.

  • Jika Anda merasa nyaman dengan bahasa SQL dan memenuhi operasi kontrol (ALTER, BERGABUNG
  • ,LINTAS BERGABUNG
  • dan sebagainya), Anda dapat menggunakan memanfaatkan tombolPerbarui
  • ,Penghapusan

,Lulus Melalui

dan Antreanpada layarTampilan Strukturdianalisis sebelumnya. Jika Anda ingin memberikan pernyataan SQL secara manual, tekan tombolData Definition pulsante untuk melanjutkan.Menghasilkan laporanMenghasilkan laporan tentu cara tercepat untuk mendapatkan akses langsung ke data yang ingin Anda analisis dalam database Anda. Hanya untuk memberi Anda contoh, dengan kembali ke basis data Siswa / Ujian kami, Anda mungkin ingin membuat laporan yang menunjukkan semua siswa yang mengikuti ujian Pemrograman 1.Seperti yang dapat Anda bayangkan, Anda dapat membuat laporan mulai daritabelatau permintaanspesifikyang didefinisikan dengan prosedur yang saya jelaskan kepada Anda beberapa saat yang lalu: secara umum, apa yang harus Anda lakukan adalah klik pada tabel atau kueri Anda tertarik untuk membuat laporan, pergi ke bagianCreate,menekan tombolCreation report pulsante dan mengikuti instruksi di layar untuk menentukan field yang akan dimasukkan, kriteria yang harus diikuti dan, jika perlu, opsi pengelompokan. Setelah laporan dibuat, Anda dapat memodifikasi strukturnya dengan mengklik kanan pada item terkait yang terletak diLaporan riquadro pane panel kiri, dan memilih

Tampilan Struktur

dari menu konteks yang diusulkan.

Sayangnya saya tidak dapat lebih spesifik tentang operasi ini, karena kasus yang akan dianalisis akan sangat banyak dan tidak akan cukup panjang dari panduan ini untuk menganalisis semuanya. Apa yang saya dapat menjamin, bagaimanapun, adalah bahwa hanya sedikit latihan untuk menjadi akrab dengan alat yang kuat ini!Bahkan, setelah Anda memiliki pengalaman yang diperlukan, Anda hanya perlu beberapa detik untuk mengakses hanya bagian dari data yang ingin Anda analisis, sehingga mengoptimalkan waktu yang tersedia dan meningkatkan produktivitas: ini adalah kekuatan Akses , apakah kamu tidak menemukan?