Anda baru-baru ini menerima tugas membuat laporan bulan kerja terakhir untuk disimpan di arsip perusahaan Anda. Ini tidak akan menjadi masalah sama sekali, jika saja Anda tidak diminta untuk menyimpan semuanya dalam format PDF / A: Anda belum pernah mendengar jenis file ini sebelumnya, jadi Anda tidak tahu sama sekali tentang cara membuat PDF / A dan Anda membutuhkan bantuan segera dan nyata, karena hari tenggat waktu yang ditakuti semakin dekat!
Baiklah, saya dengan senang hati memberi tahu Anda bahwa Anda berada di panduan yang tepat untuk berkonsultasi: di baris berikut, sebenarnya, saya bermaksud menjelaskan kepada Anda secara rinci cara membuat dokumen dalam format PDF / A menggunakan serangkaian program dan online jasa. Namun, sebelum melanjutkan, izinkan saya memberi Anda beberapa informasi lebih lanjut tentang masalah ini: format PDF / A adalah "varian" dari format PDF klasik, yang dirancang terutama untuk pengarsipan file jangka panjang. Dengan kata lain, menyimpan dokumen dalam PDF / A berarti mempertahankan formatnya dari waktu ke waktu, sehingga memastikan bahwa file yang bersangkutan selalu ditampilkan dengan cara yang sama terlepas dari perangkat dan program yang digunakan untuk melakukannya.
Sekarang setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang tujuan yang tepat dari format PDF / A, saatnya telah tiba untuk mencapai inti masalah: buat diri Anda nyaman, luangkan waktu luang untuk mendedikasikan diri dan baca dengan cermat apa Saya harus menjelaskan tentang topik ini. . Saya yakin, di akhir bacaan ini, Anda akan dapat dengan sempurna membuat dokumen dalam format PDF / A, sehingga dapat memuaskan keinginan Anda. bos tepat pada waktunya untuk periode pelaporan perusahaan. Karena itu, saya hanya ingin mengucapkan selamat membaca dan bekerja dengan baik!
terhubung ke situs web LibreOffice, klik tombol Unduh LibreOffice x.y.z untuk segera memulai pengunduhan file penyiapan, luncurkan program yang baru saja Anda unduh dan ikuti petunjuk di layar dengan cermat untuk menyelesaikan prosedur penginstalan: pada jendela, ini menyebabkan mengklik tombol beberapa kali Meneruskan sampai Anda mencapai akhir proses instalasi.
Jika Anda menggunakan Mac, sebagai gantinya, Anda harus menyeret ikon Kantor Libre dalam folder Aplikasi dari macOS menggunakan jendela yang muncul di layar. Selanjutnya, untuk menerjemahkan program ke dalam bahasa Italia, Anda juga harus mengunduh paket bahasa tambahan (yang tidak diperlukan, namun, dalam versi Windows): klik tombol Antarmuka pengguna yang diterjemahkan tersedia di halaman unduh program.
Pada titik ini, mulai LibreOffice (dengan mengklik kanan ikonnya di folder Aplikasi dan memilih item kamu buka dari menu konteks, untuk melewati batasan macOS pada aplikasi dari pengembang yang tidak bersertifikat di awal pertama) dan tutup dengan menekan cmd + q pada keyboard. Setelah ini selesai, mulai file paket bahasa (mis. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), klik dua kali pada ikonnya yang terpasang pada jendela yang ditampilkan di layar dan tekan tombol and Aprilitu aku s Install untuk menginstal antarmuka pengguna dalam bahasa Italia.
Setelah fase penyiapan selesai, mulailah Kantor Libre memanggilnya dari folder Kantor Libre dari menu Mulailah dari jendela (dapat diakses melalui ikon bendera yang terletak di sudut kiri bawah layar), dari folder Aplikasi dari Mac atau dari Tampilan aktivitas dari Linux, lalu pilih, dari layar pembuka program, jenis dokumen yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda (mis. Penulis Dokumen Baru).
Pada titik ini, yang harus Anda lakukan adalah mengisi dokumen dengan informasi yang diinginkan; jika, di sisi lain, Anda ingin membuat file PDF / A mulai dari dokumen yang sudah ada, yang harus Anda lakukan adalah mengklik menu File> Buka dari aplikasi yang dipilih dan pilih, menggunakan pengelola file yang ditampilkan di layar, dokumen yang ingin Anda tindak lanjuti.
Bagaimanapun, setelah Anda selesai membuat perubahan yang diperlukan, Anda dapat membuat file dalam format PDF / A dengan mengakses fungsi ekspor dokumen: untuk melakukan ini, klik menu Mengajukan terletak di kiri atas program, pilih item Ekspor sebagai dan kemudian klik pada opsi Ekspor dalam format PDF ....
Segera setelah itu, kotak dialog ditampilkan di layar yang memungkinkan Anda memilih di antara banyak opsi untuk menyimpan PDF yang dihasilkan; untuk dapat menyimpan dalam format PDF / A, beri tanda centang di sebelah item Arsip PDF / A-1a (ISO 19005-1) terletak tepat di bawah kotak Umum, klik tombol Ekspor terletak di bagian bawah dan pilih jalur untuk menyimpan file PDF / A yang baru saja Anda buat. Itu tidak sulit sama sekali, bukan?
Microsoft Office (Windows)
Tentang pembuatan dan pengelolaan dokumen kantor, Microsoft Office tidak diragukan lagi salah satu solusi paling lengkap: dengan demikian, opsi untuk mengekspor dokumen dalam format PDF / A tidak dapat dilewatkan dari programnya! Sebelum melanjutkan, saya memiliki premis penting untuk Anda: meskipun Microsoft Office juga tersedia untuk Mac, versi ini tidak memiliki fungsionalitas untuk membuat file dalam format PDF / A. Jadi, jika Anda memiliki komputer yang dilengkapi dengan macOS, saya sarankan Anda merujuk ke salah satu solusi lain yang dilaporkan dalam panduan ini.
Seperti yang pasti Anda ketahui, untuk menggunakan Microsoft Office untuk Windows, Anda perlu mengeluarkan sejumlah uang: suite tersedia dengan berlangganan Kantor 365 (dengan harga mulai dari 7 € / bulan) atau melalui pembelian lisensi Office Home & Student 2016 untuk PC, dengan harga € 149 biaya satu kali.
Namun, jika Anda sangat membutuhkan program suite, Anda dapat memanfaatkan langganan gratis satu bulan ke Office 365 Home: untuk melakukannya, terhubung ke halaman web ini, klik tombol Coba gratis selama 1 bulan, masukkan detail akun Microsoft Anda di jendela berikutnya dan tentukan, jika diminta, metode pembayaran yang valid (untuk 30 hari pertama penggunaan layanan, sama sekali tidak akan dikenakan biaya). Jika Anda belum memiliki akun Microsoft, Anda dapat membuatnya dengan mengikuti instruksi yang saya berikan kepada Anda di akun saya tutorial bertema.
Di akhir prosedur pendaftaran, tautan untuk mengunduh file penginstalan Office akan dikirimkan melalui email kepada Anda: setelah menyelesaikan pengunduhan, mulai program yang diunduh dan ikuti petunjuk di layar untuk menginstalnya di komputer Anda.
Ingatlah bahwa, untuk menghindari biaya yang tidak diinginkan setelah 30 hari pertama menggunakan Office, Anda harus membatalkan perpanjangan otomatis langganan: untuk melakukan ini, terhubung ke situs web ini, masukkan kredensial akun Microsoft yang Anda gunakan untuk mengunduh Office, klik pada suara Membatalkan sesuai dengan deskripsi langganan dan ikuti petunjuk yang ditampilkan di layar untuk membatalkan perpanjangan otomatis. Jika ada masalah, atau untuk petunjuk lebih rinci tentang mengunduh Office, saya mendorong Anda untuk melihat panduan khusus saya tentang cara mengunduh Office.
Setelah fase instalasi Office selesai, mulai program yang paling relevan dengan dokumen yang ingin Anda buat (mis. Microsoft Word) mengingatnya dari Mulai menu dari jendela, tekan tombol untuk membuat dokumen baru (mis. Dokumen kosong) dan isi dengan informasi yang Anda butuhkan. Jika Anda perlu buat PDF / A dari dokumen yang ada, klik pada bagian Mengajukan terletak di kiri atas, lalu pada tombol kamu buka, pilih sumber tempat dokumen berada (mis. PC ini) dan gunakan panel berikutnya untuk menuju ke jalurnya dan mengimpornya ke dalam program.
Namun, setelah Anda menyelesaikan perubahan, klik menu lagi Mengajukan terletak di kiri atas, pilih tombol Ekspor lalu klik tombolnya Buat PDF / XPS untuk memulai prosedur ekspor. Di jendela berikutnya, ketik a nama depan untuk menetapkan ke file dan pastikan itu di menu tarik-turun Simpan Sebagai formatnya ditentukan PDF, lalu tekan tombol Pilihan ... ditempatkan sedikit lebih rendah, beri tanda centang di sebelah item Sesuai dengan ISO 19005-1 (PDF/A) dan klik tombol baik aku s Menerbitkan untuk menyelesaikan penyimpanan dokumen.
PDFCreator (Windows)
Tunggu, apakah Anda memberi tahu saya bahwa Anda perlu menyimpan file yang sudah jadi dalam format PDF / A, tetapi tidak kompatibel dengan program yang disebutkan di atas? Maka saya pikir saya memiliki solusi yang tepat untuk Anda! PDFCreator adalah perangkat lunak untuk jendela yang menambahkan "printer virtual" ke sistem, yang mampu menghasilkan PDF dari program apa pun yang menyertakan fungsi pencetakan.
Apakah saya tepat sasaran dan apakah program ini menarik perhatian Anda? Sempurna, lalu mari kita lanjutkan ke latihan: pertama, sambungkan ke halaman unduh PDFCreator, tekan tombol Unduh dan ulangi operasi dengan tombol Unduh sesuai dengan bagian tersebut PDFCreator Gratis untuk mulai mengunduh versi gratis program, lebih dari cukup untuk tujuan yang telah Anda tetapkan sendiri.
Setelah ini selesai, mulai file yang baru saja Anda unduh (mis. PDFCreator-3_2_2-Penyiapan), menekan tombol ya aku s baik, beri tanda centang di sebelah kotak Pengaturan lanjutan, tekan tombol 3 kali Meneruskan, pilih barangnya Instalasi minimal dari menu tarik-turun yang diusulkan, klik tombol lagi 3 kali Meneruskan dan selesaikan prosedur pengaturan dengan menekan tombol Install, Tidak, terima kasih, Melewatkan aku s akhir.
Gim ini praktis selesai: buka seperti biasa file yang ingin Anda ubah menjadi format PDF / A, akses opsi cetak dari program yang Anda gunakan (dengan masuk, misalnya, ke menu File> Cetak atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl + P), pilih printer virtual PDFCreator dari daftar printer yang tersedia dan tekan tombol BAIK /Mencetak untuk mengakses jendela konfigurasi program.
Pada titik ini, pilih item PDF / A (pelestarian jangka panjang) dari menu tarik-turun Profil dilampirkan ke jendela baru yang terbuka di layar, jika Anda mau, ketik informasinya di Judul, Pengarang, Subjek aku s Kata kunci dokumen, jika perlu atur jalur penyimpanan yang sama dengan menekan tombol […] dan selesaikan ekspor dengan mengklik tombol Menyimpan.
Catatan: untuk kompatibilitas yang lebih baik, Anda dapat menggunakan format PDF / A-1b "lama", daripada menggunakan format yang disarankan oleh program (PDF / A-2b). Untuk melakukan ini, di jendela PDFCreator, klik ikon PDF / A-2b terletak di sudut kiri atas dan pilih item PDF / A-1b dari daftar opsi yang diusulkan, lalu simpan file seperti biasa.
situs web layanan, tekan tombol Pilih file / Unggah file ditempatkan pada halaman yang terbuka di layar dan gunakan panel berikutnya untuk memilih dokumen yang akan dikonversi. Setelah ini selesai, atur entri PDF / A di menu tarik-turun Format output, biarkan bidang tidak berubah Maksud Keluaran dan atur, di menu tarik-turun Metode Pengiriman, suara Tunggu konversi di browser jika Anda ingin mengunduh file melalui browser, atau suara Email saya tautan ke dokumen jika Anda ingin menerima melalui email tautan untuk mengunduh file yang dikonversi (dalam hal ini, Anda harus melepaskan alamat email Anda).
Setelah fase ini selesai, tekan tombol Unggah & Konversi untuk mengunggah file dan memulai proses konversi file. Setelah konversi selesai, file akan diunduh secara otomatis atau tautan unduhan akan dikirim ke alamat email Anda, tergantung pada pilihan yang Anda buat sebelumnya.
Jika DocuPub tidak dapat memberikan hasil yang Anda inginkan, ketahuilah bahwa ada beberapa alternatif untuk portal ini: hanya untuk memberikan beberapa contoh, bahkan layanan seperti ZamZar atau iLovePDF menawarkan kemungkinan untuk membuat PDF / A mulai dari dokumen yang ada. Saya sarankan Anda melihat panduan saya tentang cara mengonversi PDF / A untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang masalah ini: Saya yakin Anda tidak akan menyesalinya!